(1) Über jede Sitzung der Verbandsversammlung ist eine Verhandlungsschrift (Sitzungsprotokoll) in zweifacher Ausfertigung zu führen. Das Sitzungsprotokoll hat jedenfalls zu enthalten:
1. | Ort, Tag sowie Zeitpunkt des Beginns und des Endes der Sitzung; | |||||||||
2. | die Namen aller Anwesenden und der abwesenden Mitglieder der Verbandsversammlung; | |||||||||
3. | die Feststellung der Beschlußfähigkeit; | |||||||||
4. | die Genehmigung bzw. Abänderung des Protokolles der letzten Sitzung; | |||||||||
5. | die Beratungsgegenstände der Tagesordnung in der Reihenfolge ihrer Behandlung; | |||||||||
6. | alle in der Sitzung gestellten Anträge und gefaßten Beschlüsse sowie das jeweilige Abstimmungsergebnis. | |||||||||
(2) Mit der Abfassung des Sitzungsprotokolles hat der Verbandsobmann einen Schriftführer zu beauftragen.
(3) Das Sitzungsprotokoll ist vom Vorsitzenden und vom Schriftführer zu unterfertigen. Der Nachweis über die ordnungsgemäße Einladung der Mitglieder der Verbandsversammlung ist anzuschließen. Die Erstausfertigung des Sitzungsprotokolles ist nach seiner Genehmigung mit einem Hinweis auf diese zu versehen.
(4) Die Erstausfertigung des Sitzungsprotokolles samt Beilagen ist dem Verbandsobmann aufzubewahren. Jedem Mitglied der Verbandsversammlung steht es frei, in das Sitzungsprotokoll Einsicht zu nehmen und Abschriften oder Fotokopien herzustellen.
(5) Den Mitgliedern der Verbandsversammlung steht es frei, gegen den Inhalt des Sitzungsprotokolles spätestens in der nächsten Sitzung Einwendungen mündlich oder schriftlich zu erheben, worüber in dieser Sitzung zu beschließen ist. Schriftliche Einwendungen sind diesem Protokoll beizuschließen.
(6) Die Zweitausfertigung jedes Sitzungsprotokolles des Standesamtsverbandes (Staatsbürgerschaftsverbandes) ist der Landesregierung umgehend vorzulegen.
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