(1) Die im Laufe des Grundverfahrens für die Entstehung von Gebühren und Kosten maßgeblichen Geschäftsstücke bilden zusammen mit den Geschäftsstücken des Vorschreibungsverfahrens den Gebühren- und Kostenakt. Der Gebühren- und Kostenakt kann auf Papier oder digital geführt werden.
(2) Im Gebühren- und Kostenakt sind die im Laufe des Grundverfahrens entstehenden Gebühren und Kosten auf einem besonderen, dem Akte anzuschließenden Blatt oder nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten automationsunterstützt zu verzeichnen. Dies gilt auch im Falle der Verfahrenshilfe oder der persönlichen Gebührenfreiheit.
(3) Die Geschäftsstücke des Vorschreibungsverfahrens tragen das Aktenzeichen des Grundverfahrens. Sobald gegen einen Zahlungsauftrag eine Vorstellung (§ 7 GEG) erhoben wird, ist ein Teilakt mit allen für die Vorstellung maßgeblichen Geschäftsstücken des Gebühren- und Kostenaktes zu bilden, der im Justizverwaltungsregister einzutragen ist. Dieser Akt hat mindestens zu enthalten:
1. | die Grundlagen für die Berechnung der Beträge, die mit dem Zahlungsauftrag vorgeschrieben wurden, einschließlich – soweit vorhanden – einer Ausfertigung jener Entscheidung aus dem Grundverfahren, mit dem die Zahlungspflicht dem Grunde und der Höhe nach rechtskräftig festgestellt wurde; | |||||||||
2. | die Dokumentation von Zahlungsvorgängen und allfällig erfolglos gebliebenen Einzugsversuchen; | |||||||||
3. | allfällige Lastschriftanzeigen, Verbesserungsaufträge und die Dokumentation sonstiger Kommunikation mit den Zahlungspflichtigen; | |||||||||
4. | den angefochtenen Zahlungsauftrag. | |||||||||
(4) Eine Ausfertigung der rechtskräftigen Entscheidung über die Vorstellung ist zum Gebühren- und Kostenakt der das Grundverfahren führenden Dienststelle zu übermitteln.
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