(1) Die Finanzbuchhaltung (Zahlungsverkehr und Buchführung) besorgt der Gemeindekassier als ausführendes Organ der Haushaltsführung. Dieser hat gemeinsam mit dem Bürgermeister mittels schriftlicher Dienstverfügung Gemeindebedienstete als ausführende Organe des Zahlungsverkehrs oder der Buchführung (ausführende Organe der Finanzbuchhaltung) zu ermächtigen. Der Zahlungsverkehr und die Buchführung sollen von verschiedenen Gemeindebediensteten erledigt werden. Sie können nur über Auftrag und unter Verantwortung des Bürgermeisters und Gemeindekassiers tätig werden und dürfen keine Anordnungsbefugnisse (§ 84) ausüben.
(2) In einer allgemeinen Dienstverfügung des Gemeindehaushalts hat der Bürgermeister gemeinsam mit dem Gemeindekassier für die ordnungsgemäße Besorgung der Finanzbuchhaltung und der Bürgermeister für die ordnungsgemäße Anordnung nähere Bestimmungen festzulegen.
(3) Kommt es zwischen dem Bürgermeister und dem Gemeindekassier innerhalb einer Woche hinsichtlich der Festlegung der Dienstverfügungen gemäß Abs. 1 und 2 zu keiner Einigung, so geht die Zuständigkeit für diese Entscheidung auf den Gemeinderat über, der in seiner nächsten Sitzung darüber einen Beschluss zu fassen hat.
(4) Bargeld darf nur von den ausführenden Organen des Zahlungsverkehrs angenommen, ausgezahlt und verwahrt werden. Dies gilt auch für die Entgegennahme, Ausfolgung und Verwahrung von Wertsachen, Wertpapieren und anderen Vermögensurkunden, insbesondere Urkunden über Rechtsgeschäfte.
(5) Alle Mittelaufbringungen und –verwendungen sind mit Rechnungsstellung und –legung sowohl in zeitlicher Reihenfolge als auch in funktionaler und sachlicher Ordnung auf Konten zu verbuchen. Dies gilt auch für sämtliche sonstigen Buchungen sowie die entgeltliche oder unentgeltliche Annahme oder Abgabe von Sachen. Die Buchhaltung ist so einzurichten und zu führen, dass sie in angemessener Zeit eine Prüfung zulässt und als Grundlage für die Erstellung des Rechnungsabschlusses (§ 88) herangezogen werden kann.
(6) Die Gemeinde hat durch den Einsatz eines integrierten Informationsverarbeitungssystems (Haushaltsbuchführungssystem), eine ordnungsgemäße Haushaltsführung sicherzustellen. Insbesondere ist auf die ordnungsgemäße Erfassung und Aufbewahrung von Daten ebenso zu achten wie auf die Sicherung der inhaltsgleichen, vollständigen und geordneten Wiedergabe bis zum Ablauf der rechtsverbindlichen Aufbewahrungsfristen.
(7) Der Gemeindekassier kann für den Fall seiner vorübergehenden bis zu drei Monate dauernden Verhinderung ein Mitglied des Gemeinderates aus seiner Wahlpartei – ausgenommen Bürgermeister und Vizebürgermeister – oder einen Gemeindebediensteten mit seiner Vertretung schriftlich betrauen. Wird ein Gemeindebediensteter mit seiner Vertretung betraut, gehört dieser nicht dem Gemeindevorstand (§ 18) an; er hat aber das Recht, an Gemeindevorstandssitzungen teilzunehmen und zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen das Wort zu ergreifen.
Anm.: in der Fassung LGBl. Nr. 1/1999, LGBl. Nr. 29/2010, LGBl. Nr. 29/2019
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