(1) Zur Erreichung der Ziele gemäß § 2 des Bundesgesetzes über die Errichtung einer Bundesbeschaffung Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BB-GmbH-Gesetz) hat die Bundesbeschaffung GmbH (im Folgenden BB-GmbH) ein Beschaffungscontrolling einzurichten und durchzuführen, das die Optimierung der Einkaufsbedingungen des Bundes nach wirtschaftlichen und qualitativen Kriterien unterstützt.
(2) Das Beschaffungscontrolling hat insbesondere folgende Aufgaben wahrzunehmen:
1. | Bereitstellung der für die Planung, Steuerung und Kontrolle des Beschaffungswesens des Bundes erforderlichen Informationen einschließlich der Bereitstellung von Informationen über die Entwicklung der Beschaffungsmärkte sowie über die Beurteilung der Einkaufspotenziale, | |||||||||
2. | Sicherstellung eines Vertragsmanagements, | |||||||||
3. | frühzeitige Erkennung von Abweichungen, Chancen und Risiken durch laufende Soll-Ist-Vergleiche, | |||||||||
4. | systematische Suche und Feststellung von Abweichungsursachen und Anregung von Gegensteuerungsmaßnahmen sowie | |||||||||
5. | Erstellung regelmäßiger Berichte. | |||||||||
Im Geltungsbereich dieser Verordnung sind folgende Begriffsbestimmungen maßgebend:
1. | Beschaffungsgruppen sind die in der Verordnung des Bundesministers für Finanzen zur Bestimmung jener Güter und Dienstleistungen, die nach dem Bundesgesetz über die Errichtung einer Bundesbeschaffung Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BB-GmbH-Gesetz) zu beschaffen sind (BGBl. II Nr. 208/2001, in der jeweils geltenden Fassung), aufgezählten Güter und Dienstleistungen. | |||||||||
2. | Auftragssumme ist der Wert des vergebenen Auftrages gemäß Zuschlagserteilung (einschließlich aller Steuern und Abgaben) unter Berücksichtigung von Mehr- oder Minderleistungen. | |||||||||
3. | Abrufwert ist der rechnungsmäßig ausgewiesene Wert einschließlich aller Steuern und Abgaben der von den abrufenden Stellen getätigten Abrufe aus den von der BB-GmbH abgeschlossenen Verträgen. | |||||||||
4. | Abrufende Stellen sind Dienststellen des Bundes oder Auftraggeber gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz, die aus von der BB-GmbH abgeschlossenen Verträgen Leistungen abrufen. | |||||||||
5. | Auftragnehmer ist jeder Unternehmer, mit dem die BB-GmbH im eigenen Namen und auf eigene Rechnung, im Namen und auf Rechnung des Bundes oder im Namen und auf Rechnung von Auftraggebern gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz vertraglich vereinbart, Leistungen gegen Entgelt zu erbringen. | |||||||||
6. | Beschaffungsgruppen-Kennzeichnungssystem ist ein System, das die eindeutige Identifizierung von Beschaffungsgruppen und Beschaffungsvorgängen ermöglicht. | |||||||||
7. | Kleine und mittlere Unternehmen: | |||||||||
a) | KMU-Definition: Anhang zur Empfehlung der Kommission Nr. 2003/361/EG betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen, ABl. Nr. L 124 vom 20.5.2003 S. 36. | |||||||||
b) | KMU: Größenklasse der Unternehmen gemäß Artikel 2, Z 1 des Anhanges zur Empfehlung der Kommission Nr. 2003/361/EG betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen, ABl. Nr. L 124 vom 20.5.2003 S. 36. | |||||||||
(1) Die Einrichtung und Durchführung des Beschaffungscontrollings ist eine Aufgabe der BB-GmbH. Sie hat binnen vier Wochen nach In-Kraft-Treten dieser Verordnung nach Anhörung des Nutzerbeirates dem Bundesminister für Finanzen ein Konzept für das Beschaffungscontrolling zur Genehmigung vorzulegen. Das Konzept hat insbesondere eine Darstellung des Kennzahlensystems, welches auf die Besonderheiten in den jeweiligen Beschaffungsgruppen Rücksicht nimmt, des Beschaffungsgruppen-Kennzeichnungssystems gemäß § 2 Z 6, der Datenübertragungsschnittstellen und -formate gemäß Abs. 3, der Art und des Umfanges der Meldungen gemäß Abs. 4, der Art der Berechnung von Einsparungen (§ 5 Abs. 4), des Inhaltes des Fragebogens gemäß § 7 und des Detaillierungsgrades der Berichte (§ 9) zu enthalten.
(2) Die BB-GmbH hat das Konzept jährlich auf seine Aktualität zu überprüfen. Jede Änderung bedarf der vorherigen Anhörung des Nutzerbeirates und der Genehmigung des Bundesministers für Finanzen. Es ist von der BB-GmbH den Dienststellen des Bundes in entsprechender Weise bekannt zu machen. Im Konzept ist jeweils eine ausreichende Frist zur Umsetzung der in den Dienststellen des Bundes allenfalls erforderlichen Maßnahmen vorzusehen.
(3) Die Übermittlung und Verarbeitung von Daten hat automationsunterstützt zu erfolgen, wobei die Schnittstellendefinitionen von der BB-GmbH so zu gestalten sind, dass diese mit den jeweils beim Bund zur Verfügung stehenden standardisierten ressortübergreifenden Informationstechnologien kompatibel sind und marktübliche Datenformate verwendet werden können. Bei jeder Übermittlung und Verarbeitung von Daten ist das Beschaffungsgruppen-Kennzeichnungssystem zu verwenden. Die BB-GmbH hat eine einheitliche Datenbasis als Grundlage für das Beschaffungscontrolling einschließlich Berichterstattung zu verwenden, die geeignet ist, als Steuerungs- und Kontrollinstrument herangezogen zu werden. Die Datenbasis ist von der BB-GmbH laufend einer Qualitätskontrolle zu unterziehen.
(3a) Bei Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen haben die Dienststellen des Bundes die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über von der BB-GmbH eingerichtete elektronische Katalog- und Bestellsysteme durchzuführen.
(4) Die abrufenden Stellen haben Leistungsstörungen der BB-GmbH zu melden. Die Auftragnehmer sind verpflichtet, der BB-GmbH die Abrufwerte nach den Festlegungen im Leistungsvertrag zu übermitteln.
(5) Der Bundesminister für Finanzen ist berechtigt, die für Zwecke des Beschaffungscontrollings erforderlichen Daten aus der Haushaltsverrechnung des Bundes der BB-GmbH zur Verfügung zu stellen oder solche Daten aus spezifischen Beschaffungsverfahren der haushaltsleitenden Organe einzufordern und der BB-GmbH zur Verfügung zu stellen.
(1) Das Beschaffungscontrolling hat die Entwicklungen, Einflüsse und Ergebnisse aus den einzelnen Bereichen in jenem Umfang aufzuzeigen, dass Konsequenzen für die Erreichung der Unternehmensziele gezogen und rechtzeitig erforderliche Maßnahmen eingeleitet werden können.
(2) Folgende Bereiche unterliegen dem Beschaffungscontrolling:
1. | Entwicklung der Beschaffungsgruppen (§ 5), | |||||||||
2. | Prozesse im Beschaffungsablauf (§ 6), | |||||||||
3. | Kundenzufriedenheit (§ 7) sowie | |||||||||
4. | Innovationen und Lieferantenstruktur (§ 8). | |||||||||
(1) Der Bereich Entwicklung der Beschaffungsgruppen ist in folgende Zweige aufzugliedern:
1. | Beschaffungsvolumen (Abs. 2), | |||||||||
2. | Einsparungen bei den Einkaufspreisen (Abs. 4), | |||||||||
3. | Standardisierung des Beschaffungsspektrums und nachhaltige Beschaffung (§ 8) sowie | |||||||||
4. | Meldungen gemäß § 4 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz. | |||||||||
(2) Für die Messung des Beschaffungsvolumens sind insbesondere folgende Informationen bereitzustellen:
1. | Abrufwerte von Dienststellen des Bundes aus Verträgen gemäß § 2 Abs. 2 Z 2 BB-GmbH-Gesetz, gegliedert nach Beschaffungsgruppen und haushaltsleitenden Organen, | |||||||||
2. | Auftragssummen oder Abrufwerte von Auftraggebern gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz, gegliedert nach Beschaffungsgruppen und Zielgruppen, sowie | |||||||||
3. | Auftragssummen bei Aufträgen gemäß § 2 Abs. 2 Z 3 BB-GmbH-Gesetz. | |||||||||
(3) Das Beschaffungsvolumen nach Abs. 2 ist jeweils für die Quartale des laufenden Finanzjahres kumuliert und im Vergleich zur Vorjahresperiode, für das gesamte Vorjahr im Vergleich zu den geplanten Werten sowie eine voraussichtliche Entwicklung (Prognose) für das laufende Finanzjahr darzustellen (Muster laut Anlage).
(4) Die BB-GmbH hat die Einsparungen bei den Einkaufspreisen, die durch Abrufe aus den von ihr abgeschlossenen Verträgen erzielt wurden, untergliedert nach Beschaffungsgruppen und nach haushaltsleitenden Organen darzustellen (Muster laut Anlage). Die Berechnung der Einsparungen hat anhand sachkundig zu ermittelnder Referenzpreise zu erfolgen.
Die Messung der Prozesse umfasst:
1. | Anzahl der von der BB-GmbH abgeschlossenen Verträge insgesamt und je Beschaffungsgruppe, | |||||||||
2. | Anteil der KMU an der Lieferantenstruktur insgesamt und aufgeschlüsselt nach Kleinstunternehmen sowie kleinen und mittleren Unternehmen gemäß KMU-Definition für die in § 2 Abs. 1a BB-GmbH-Gesetz genannten Beschaffungsgruppen, | |||||||||
2a. | Anzahl der Angebote pro Ausschreibung und Anteil der Angebote, die von KMU gelegt wurden, | |||||||||
3. | Anzahl der von der BB-GmbH durchgeführten Ausschreibungen insgesamt und je Beschaffungsgruppe unter Angabe der Verfahrensart, | |||||||||
4. | Anzahl der anhängigen Vergabe-Rechtsmittelverfahren einschließlich der Geltendmachung daraus resultierender zivilrechtlicher Ansprüche und deren rechtskräftige Verfahrensergebnisse sowie | |||||||||
5. | Anzahl der Leistungsstörungen sowie die sich aus solchen ergebenden Zivilverfahren und deren rechtskräftige Verfahrensergebnisse. | |||||||||
Die Ermittlung der Kundenzufriedenheit hat in Form von jährlichen Umfragen bei den Dienststellen des Bundes zu erfolgen. Hiezu ist von der BB-GmbH ein Fragebogen auszuarbeiten, der der Genehmigung des Aufsichtsrates der Gesellschaft bedarf.
Die BB-GmbH hat innovative Veränderungen allgemeiner Art und bezogen auf einzelne Beschaffungsgruppen, Maßnahmen der nachhaltigen Beschaffung und qualitative Merkmale hinsichtlich der Lieferantenstruktur zu dokumentieren.
(1) Die BB-GmbH hat dem Bundesminister für Finanzen Berichte in elektronischer Form zu übermitteln. Über Angelegenheiten gemäß § 5 Abs. 1 Z 1, 2 und 4 sowie § 6 Z 4 ist quartalsweise bis zum 30. des auf das jeweilige Quartal folgenden Monats zu berichten. Der Bericht über Angelegenheiten des § 5 Abs. 1 Z 3, des § 6 Z 1 bis 3 und 5 sowie der §§ 7 und 8 ist zumindest jährlich, zusammen mit dem 4. Quartalsbericht über Angelegenheiten nach dem zweiten Satz dieses Absatzes bis 15. Februar des Folgejahres zu erstatten (Jahresbericht).
(2) Die Berichte haben neben der zahlenmäßigen und prozentuellen Darstellung eine Abweichungsanalyse, Erläuterungen zur voraussichtlichen Entwicklung (Prognose) sowie bei Abweichungen von den Zielvorgaben Vorschläge über Gegensteuerungsmaßnahmen zu enthalten. Beträge sind in Tausend Euro anzuführen. Die Berichte haben, soweit dies aus Gründen einer übersichtlicheren Darstellung erforderlich ist, Aggregatsübersichten zu enthalten.
(3) Die Berichte sind den haushaltsleitenden Organen (§ 5 Abs. 1 des Bundeshaushaltsgesetzes, BGBl. I Nr. 213/1986, in der Fassung BGBl. I Nr. 98/2002) zu übermitteln.
Instrumente des Beschaffungscontrollings sind insbesondere:
1. | Soll-Ist-Vergleiche, | |||||||||
2. | Abweichungsanalysen, | |||||||||
3. | Prognosen, | |||||||||
4. | Zeitreihenvergleiche, | |||||||||
5. | Leistungsstatistiken, | |||||||||
6. | Kennzahlen zur Darstellung der Wirtschaftlichkeit von Leistungen und der Qualität von Leistungen sowie | |||||||||
7. | sofern entsprechende Daten vorhanden sind, Vergleiche mit Beschaffungsabteilungen der Bundesverwaltung und ausländischen öffentlichen Beschaffungsorganisationen. | |||||||||
(1) Diese Verordnung tritt mit dem der Kundmachung folgenden Monatsersten in Kraft.
(2) § 2 Z 2 bis 5 und 7, § 3 Abs. 3, 3. und 4. Satz, § 3 Abs. 3a, § 4 Abs. 2 Z 4, § 5 Abs. 1 Z 3, § 5 Abs. 2 Z 1 und 2, § 5 Abs. 4, § 6 Z 2 bis 3, § 8, § 9 Abs. 2 und die Anlage in der Fassung der Verordnung BGBl. II Nr. 359/2008 treten mit dem auf die Kundmachung im Bundesgesetzblatt folgenden Tag in Kraft. Der dem Inkrafttreten dieser Verordnung folgende Quartals- und Jahresbericht ist unter Zugrundelegung der Bestimmungen dieser Verordnung zu erstatten.
Musterformular für die Übersichtstabelle gemäß § 5
Quartalsbericht … Quartal/20xx | ||||||||||||||
<haushaltsleitendes Organ bzw. Auftraggeber gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-G bzw. gesamt> | ||||||||||||||
Be- | Quartale kumuliert | Geschäftsjahr | ||||||||||||
20xx-1 | 20xx | 20xx-1 | 20xx | |||||||||||
Abrufwert | Abweichung | Abweichung | Einsparung | Abrufwert | ||||||||||
Ist | Plan | Ist | zu | zu | zu | zu | absolut | in % | Ist | Plan | Pro- | |||
BG 1 |
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BG 2 |
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Verordnung des Bundesministers für Finanzen über die Einrichtung eines Beschaffungscontrollings in der Bundesbeschaffung GmbH (Beschaffungscontrolling-Verordnung)
StF: BGBl. II Nr. 398/2003
Änderung
Präambel/Promulgationsklausel
Auf Grund des § 2 Abs. 2 Z 7 und Abs. 3 des Bundesgesetzes über die Errichtung einer Bundesbeschaffung Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BB-GmbH-Gesetz), BGBl. I Nr. 39/2001, zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 99/2002, wird verordnet:
