(1) Personen oder Gesellschaften haben als Grundvoraussetzung für eine Zertifizierung gemäß den §§ 36 und 37 AußWG 2011 zum Zweck der praktischen Umsetzung der Verbringungskontrolle innerhalb der Organisationsstruktur ein internes Kontrollsystem einzurichten, das in die bestehenden innerbetrieblichen Ablaufprozesse integriert ist. Dieses System muss mit den Systemen zur Ausfuhrkontrolle unmittelbar vernetzt sein, sodass Ausfuhrvorgänge, die auf eine Verbringung folgen, unverzüglich identifiziert werden können.
(2) Umfang und Komplexität der in Abs. 1 genannten Kontrollsysteme sind auf die Größe des Unternehmens abzustellen und sollen eine vollständige und rasche Nachvollziehbarkeit sämtlicher Verbringungs- und Ausfuhrvorgänge ermöglichen.
(3) Es ist sicherzustellen, dass für die Abwicklung von Ausfuhren oder Verbringungsvorgängen immer mindestens zwei Personen verantwortlich sind.
(4) Die Führungskraft gemäß § 36 Abs. 2 Z 3 AußWG 2011 muss jedenfalls einer der verantwortlichen Beauftragten im Sinne von § 50 AußWG 2011 und Mitglied der Geschäftsführung des Unternehmens sein. Ihr hat die persönliche Verantwortung für die Umsetzung aller internen Programme zur Einhaltung der Verbringungs- und Ausfuhrkontrollverfahren und der Pflege des Ausfuhrverwaltungssystems des Unternehmens zuzukommen. Überdies hat ihr die Leitung und Aufsicht über das Personal der Ausfuhr- und Verbringungskontrolle im Unternehmen zu obliegen.
(5) Es ist sicher zu stellen, dass sämtliche mit Ausfuhr- und Verbringungsvorgängen befasste Mitarbeiter vor ihrem Einsatz in diesem Bereich unverzüglich mit allen für ihren Tätigkeitsbereich maßgeblichen Vorschriften und internen Kontrollverfahren vertraut gemacht werden und über alle Änderungen dieser Vorschriften und Kontrollverfahren unverzüglich informiert werden.
(6) Ein Antrag auf Zertifizierung im Sinne von § 36 Abs. 1 AußWG 2011 hat insbesondere folgende Angaben zu enthalten:
1. | Informationen über organisatorische, personelle und technische Ressourcen zur Durchführung und Überwachung von Ausfuhr-, Durchfuhr-, Vermittlungs- und Verbringungsvorgängen; | |||||||||
2. | Nachweise über Maßnahmen zur Einhaltung der einschlägigen Verbringungs- und Ausfuhrkontrollvorschriften; | |||||||||
3. | Darstellung der Hierarchie der Verantwortlichen und der Verteilung der Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens; | |||||||||
4. | Name, Anschrift, Position im Unternehmen und Verantwortungsbereich der Führungskraft gemäß Abs. 4; | |||||||||
5. | Beschreibung der internen Prüf- und Kontrollstrukturen und -verfahren; | |||||||||
6. | Beschreibung der innerbetrieblichen organisatorischen Abläufe und Sicherheitsmaßnahmen vor, während und nach der Genehmigungsphase von Vorgängen im Sinne der Z 1 einschließlich des Systems der erforderlichen Aufzeichnungen und | |||||||||
7. | Angaben und Nachweise zu den Maßnahmen im Sinne des Abs. 5 zur Schulung, Sensibilisierung und Fortbildung des mit Vorgängen im Sinne der Z 1 befassten Personals. | |||||||||
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