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(1) Bücher, Rechnungsbelege, Kontoauszüge, Scheckhefte usw sind gesichert aufzubewahren§ 68 GHV 1998 seit 31.12.2019 weggefallen. Die Speicherung und Archivierung von Daten auf elektronischen Speichermedien ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Eine ebenfalls unveränderbare Kopie des Speichermediums ist an einem gesicherten Ort außerhalb des Gemeindeamtes (zB Banktresor, Bankschließfach) zu verwahren. Die Zugriffsberechtigungen zu den elektronisch erfaßten Daten oder Teilen davon sind vom Bürgermeister schriftlich zu erteilen.
(2) Die Verwahrung der im Abs 1 aufgezählten Unterlagen hat mindestens zehn Kalenderjahre zu erfolgen. Werden diese Unterlagen elektronisch gespeichert, dürfen die Originalunterlagen in Papierform frühestens nach Ablauf des dem Rechnungsjahr folgenden Kalenderjahres vernichtet werden, vorausgesetzt, dass der Rechnungsabschluss bis zu diesem Zeitpunkt von der Gemeindevertretung beschlossen worden ist. Betreffen Belege ein außerordentliches Vorhaben, dessen Realisierungszeitraum sich über mehrere Jahre erstreckt, gilt die Zehn-Jahres-Frist für alle dieses Vorhaben betreffenden Belege ab Ende des Rechnungsjahres, in dem das Vorhaben abgeschlossen worden ist. Betreffen Belege Vorhaben, die nach den Förderungsrichtlinien für die kommunale Siedlungswasserwirtschaft gefördert werden, gilt die Zehn-Jahres-Frist für alle dieses Vorhaben betreffenden Belege ab Ende des Rechnungsjahres, in dem die Kollaudierungsverfahren abgeschlossen worden sind. Bei Belegen, die andere geförderte Maßnahmen betreffen, sind die Bestimmungen der jeweiligen Förderungsrichtlinien bzw -verträge zu beachten.
(3) Die Rechnungsabschlüsse sind dauernd aufzubewahren.
(4) Über die Ausscheidung und Vernichtung von Büchern, Buchungsbelegen, Kontoauszügen udgl nach Ablauf der im Abs 2 angeführten Frist sind Protokolle zu verfassen, die vom Bürgermeister und vom Kassenverwalter zu unterfertigen sind.
(1) Bücher, Rechnungsbelege, Kontoauszüge, Scheckhefte usw sind gesichert aufzubewahren§ 68 GHV 1998 seit 31.12.2019 weggefallen. Die Speicherung und Archivierung von Daten auf elektronischen Speichermedien ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Eine ebenfalls unveränderbare Kopie des Speichermediums ist an einem gesicherten Ort außerhalb des Gemeindeamtes (zB Banktresor, Bankschließfach) zu verwahren. Die Zugriffsberechtigungen zu den elektronisch erfaßten Daten oder Teilen davon sind vom Bürgermeister schriftlich zu erteilen.
(2) Die Verwahrung der im Abs 1 aufgezählten Unterlagen hat mindestens zehn Kalenderjahre zu erfolgen. Werden diese Unterlagen elektronisch gespeichert, dürfen die Originalunterlagen in Papierform frühestens nach Ablauf des dem Rechnungsjahr folgenden Kalenderjahres vernichtet werden, vorausgesetzt, dass der Rechnungsabschluss bis zu diesem Zeitpunkt von der Gemeindevertretung beschlossen worden ist. Betreffen Belege ein außerordentliches Vorhaben, dessen Realisierungszeitraum sich über mehrere Jahre erstreckt, gilt die Zehn-Jahres-Frist für alle dieses Vorhaben betreffenden Belege ab Ende des Rechnungsjahres, in dem das Vorhaben abgeschlossen worden ist. Betreffen Belege Vorhaben, die nach den Förderungsrichtlinien für die kommunale Siedlungswasserwirtschaft gefördert werden, gilt die Zehn-Jahres-Frist für alle dieses Vorhaben betreffenden Belege ab Ende des Rechnungsjahres, in dem die Kollaudierungsverfahren abgeschlossen worden sind. Bei Belegen, die andere geförderte Maßnahmen betreffen, sind die Bestimmungen der jeweiligen Förderungsrichtlinien bzw -verträge zu beachten.
(3) Die Rechnungsabschlüsse sind dauernd aufzubewahren.
(4) Über die Ausscheidung und Vernichtung von Büchern, Buchungsbelegen, Kontoauszügen udgl nach Ablauf der im Abs 2 angeführten Frist sind Protokolle zu verfassen, die vom Bürgermeister und vom Kassenverwalter zu unterfertigen sind.
