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§ 31 HS-QSG Aufgaben und Berichtslegung der Ombudsstelle für Studierende

Hochschul-Qualitätssicherungsgesetz

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Aktuelle Fassung

In Kraft vom 01.01.2021 bis 31.12.9999
  1. (1)Absatz einsFür Studierende an hochschulischen Bildungseinrichtungen ist im Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung eine weisungsfreie Ombuds-, Informations- und Servicestelle einzurichten. Unter Studierenden sind im Folgenden auch Studieninteressentinnen und -interessenten, Studienwerberinnen und -werber sowie ehemalige Studierende zu verstehen.
  2. (2)Absatz 2Die Ombudsstelle hat die Aufgabe, Ombuds-, Informations- und Servicearbeit im Hochschulbereich zu den von ihr behandelten Anliegen zu leisten. Sie hat in diesem Zusammenhang
    1. 1.Ziffer einsmit den Studierendenvertretungen zu kooperieren und,
    2. 2.Ziffer 2die Leitungen der Hochschulen zu informieren und ein Stellungnahmerecht zu garantieren und
    3. 23.Ziffer 23in regelmäßigem Informationsaustausch mit Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, zu stehen.
  3. (3)Absatz 3Studierende können sich zur Information und Beratung über den Studien-, Lehr-, Prüfungs-, Service- und Verwaltungsbetrieb an die Ombudsstelle wenden. Alle Anliegen sind von der Ombudsstelle zu behandeln. Die Ombudsstelle ist auch berechtigt, von sich aus tätig zu werden. Das Ergebnis der Tätigkeit der Ombudsstelle sowie die allenfalls getroffenen Veranlassungen sind den Studierenden und der jeweiligen Einrichtung mitzuteilen.
  4. (4)Absatz 4Die Ombudsstelle ist zur Erfüllung ihrer Aufgaben berechtigt, personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) und sonstige Informationen von den jeweiligen Organen und Angehörigen der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, einzuholen. Diese sind verpflichtet, der Ombudsstelle Auskünfte in den von ihr bezeichneten Angelegenheiten zu erteilen.Die Ombudsstelle ist zur Erfüllung ihrer Aufgaben berechtigt, personenbezogene Daten (Artikel 4, Nr. 1 DSGVO) und sonstige Informationen von den jeweiligen Organen und Angehörigen der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, einzuholen. Diese sind verpflichtet, der Ombudsstelle Auskünfte in den von ihr bezeichneten Angelegenheiten zu erteilen.
  5. (5)Absatz 5Die Ombudsstelle kann den Organen und Angehörigen der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, beratend zur Verfügung stehen.
  6. (6)Absatz 6Die Ombudsstelle ist zur Erfüllung ihrer Aufgaben berechtigt, insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) und sonstigen Informationen zu verarbeiten und nicht länger als 30 Jahre zu speichern:Die Ombudsstelle ist zur Erfüllung ihrer Aufgaben berechtigt, insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten (Artikel 4, Nr. 1 DSGVO) und sonstigen Informationen zu verarbeiten und nicht länger als 30 Jahre zu speichern:
    1. 1.Ziffer einsNamensangaben:
      1. a)Litera aVorname(n) und Familienname,
      2. b)Litera bGeburtsname,
      3. c)Litera cakademischer Grad sowie
      4. d)Litera dTitel, Ansprache,
    2. 2.Ziffer 2Personenmerkmale:
      1. a)Litera aGeburtsdatum,
      2. b)Litera bGeburtsort, soweit verfügbar,
      3. c)Litera cGeschlecht sowie
      4. d)Litera dStaatsangehörigkeit,
    3. 3.Ziffer 3Angaben zur Identifikation:
      1. a)Litera aNummer, ausstellende Behörde und Ausstellungsdatum des zur Identifikation verwendeten gültigen amtlichen Lichtbildausweises sowie
      2. b)Litera bPersonenkennung, insbesondere durch bereichsspezifisches Personenkennzeichen des Tätigkeitsbereichs „Bildung und Forschung“,
    4. 4.Ziffer 4Adress- und Kontaktdaten:
      1. a)Litera aAnschrift,
      2. b)Litera bZustellbevollmächtigter und Zustelladresse sowie
      3. c)Litera cAngaben zur elektronischen Erreichbarkeit,
    5. 5.Ziffer 5Angaben zum Schriftverkehr:
      1. a)Litera aVersandart,
      2. b)Litera bBetrefftext (Gegenstandsbezeichnung) des Eingangsstücks,
      3. c)Litera cArt und Zahl der Beilagen,
      4. d)Litera dGeschäftszahl(en),
      5. e)Litera eBezugszahl(en),
      6. f)Litera fFremdzahl und Fremddatum,
      7. g)Litera gEingangsdatum bzw. elektronische Empfangsbestätigung,
      8. h)Litera hEingangsstück sowie
      9. i)Litera iBeilagen
    6. 6.Ziffer 6Angaben zum Prozess und zur Erledigung:
      1. a)Litera aGegenstand,
      2. b)Litera bAktenlauf bzw. befasste Stellen und Personen,
      3. c)Litera cVermerke und Notizen,
      4. d)Litera dArten von Terminen und Fristen,
      5. e)Litera eEinsichtsbemerkungen,
      6. f)Litera fErledigungstext,
      7. g)Litera gDatum der Erledigung, inklusive Vorversionen,
      8. h)Litera hdie Namensangaben gemäß Z 1 fürdie Namensangaben gemäß Ziffer eins, für
        1. aa)Sub-Litera, a, aBearbeiterin oder Bearbeiter,
        2. bb)Sub-Litera, b, bGenehmigende oder Genehmigenden sowie
        3. cc)Sub-Litera, c, cAbfertigende oder Abfertigenden,
      9. i)Litera iAblagevermerk sowie
      10. j)Litera jLöschungsvermerk.
    Soweit erforderlich, ist auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) zulässig.Soweit erforderlich, ist auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Artikel 9, DSGVO) zulässig.
  7. (7)Absatz 7Die Ombudsstelle hat jährlich einen Bericht über ihre Tätigkeit zu erstellen, wobei die namentliche Nennung von Personen gemäß Abs. 1, die sich an die Ombudsstelle gewandt haben, nicht zulässig ist. Die Nennung der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, ist bei Veröffentlichung der Stellungnahme seitens der Einrichtungen zulässig. Der Bericht für das jeweils vorangegangene Studienjahr ist bis spätestens 15. Dezember eines jeden Jahres von der Ombudsstelle der zuständigen Bundesministerin oder dem zuständigen Bundesminister sowie dem Nationalrat vorzulegen. Die Ombudsstelle hat den Bericht zu veröffentlichen.Die Ombudsstelle hat jährlich einen Bericht über ihre Tätigkeit zu erstellen, wobei die namentliche Nennung von Personen gemäß Absatz eins,, die sich an die Ombudsstelle gewandt haben, nicht zulässig ist. Die Nennung der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, ist bei Veröffentlichung der Stellungnahme seitens der Einrichtungen zulässig. Der Bericht für das jeweils vorangegangene Studienjahr ist bis spätestens 15. Dezember eines jeden Jahres von der Ombudsstelle der zuständigen Bundesministerin oder dem zuständigen Bundesminister sowie dem Nationalrat vorzulegen. Die Ombudsstelle hat den Bericht zu veröffentlichen.

Stand vor dem 31.12.2020

In Kraft vom 25.05.2018 bis 31.12.2020
  1. (1)Absatz einsFür Studierende an hochschulischen Bildungseinrichtungen ist im Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung eine weisungsfreie Ombuds-, Informations- und Servicestelle einzurichten. Unter Studierenden sind im Folgenden auch Studieninteressentinnen und -interessenten, Studienwerberinnen und -werber sowie ehemalige Studierende zu verstehen.
  2. (2)Absatz 2Die Ombudsstelle hat die Aufgabe, Ombuds-, Informations- und Servicearbeit im Hochschulbereich zu den von ihr behandelten Anliegen zu leisten. Sie hat in diesem Zusammenhang
    1. 1.Ziffer einsmit den Studierendenvertretungen zu kooperieren und,
    2. 2.Ziffer 2die Leitungen der Hochschulen zu informieren und ein Stellungnahmerecht zu garantieren und
    3. 23.Ziffer 23in regelmäßigem Informationsaustausch mit Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, zu stehen.
  3. (3)Absatz 3Studierende können sich zur Information und Beratung über den Studien-, Lehr-, Prüfungs-, Service- und Verwaltungsbetrieb an die Ombudsstelle wenden. Alle Anliegen sind von der Ombudsstelle zu behandeln. Die Ombudsstelle ist auch berechtigt, von sich aus tätig zu werden. Das Ergebnis der Tätigkeit der Ombudsstelle sowie die allenfalls getroffenen Veranlassungen sind den Studierenden und der jeweiligen Einrichtung mitzuteilen.
  4. (4)Absatz 4Die Ombudsstelle ist zur Erfüllung ihrer Aufgaben berechtigt, personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) und sonstige Informationen von den jeweiligen Organen und Angehörigen der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, einzuholen. Diese sind verpflichtet, der Ombudsstelle Auskünfte in den von ihr bezeichneten Angelegenheiten zu erteilen.Die Ombudsstelle ist zur Erfüllung ihrer Aufgaben berechtigt, personenbezogene Daten (Artikel 4, Nr. 1 DSGVO) und sonstige Informationen von den jeweiligen Organen und Angehörigen der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, einzuholen. Diese sind verpflichtet, der Ombudsstelle Auskünfte in den von ihr bezeichneten Angelegenheiten zu erteilen.
  5. (5)Absatz 5Die Ombudsstelle kann den Organen und Angehörigen der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, beratend zur Verfügung stehen.
  6. (6)Absatz 6Die Ombudsstelle ist zur Erfüllung ihrer Aufgaben berechtigt, insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) und sonstigen Informationen zu verarbeiten und nicht länger als 30 Jahre zu speichern:Die Ombudsstelle ist zur Erfüllung ihrer Aufgaben berechtigt, insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten (Artikel 4, Nr. 1 DSGVO) und sonstigen Informationen zu verarbeiten und nicht länger als 30 Jahre zu speichern:
    1. 1.Ziffer einsNamensangaben:
      1. a)Litera aVorname(n) und Familienname,
      2. b)Litera bGeburtsname,
      3. c)Litera cakademischer Grad sowie
      4. d)Litera dTitel, Ansprache,
    2. 2.Ziffer 2Personenmerkmale:
      1. a)Litera aGeburtsdatum,
      2. b)Litera bGeburtsort, soweit verfügbar,
      3. c)Litera cGeschlecht sowie
      4. d)Litera dStaatsangehörigkeit,
    3. 3.Ziffer 3Angaben zur Identifikation:
      1. a)Litera aNummer, ausstellende Behörde und Ausstellungsdatum des zur Identifikation verwendeten gültigen amtlichen Lichtbildausweises sowie
      2. b)Litera bPersonenkennung, insbesondere durch bereichsspezifisches Personenkennzeichen des Tätigkeitsbereichs „Bildung und Forschung“,
    4. 4.Ziffer 4Adress- und Kontaktdaten:
      1. a)Litera aAnschrift,
      2. b)Litera bZustellbevollmächtigter und Zustelladresse sowie
      3. c)Litera cAngaben zur elektronischen Erreichbarkeit,
    5. 5.Ziffer 5Angaben zum Schriftverkehr:
      1. a)Litera aVersandart,
      2. b)Litera bBetrefftext (Gegenstandsbezeichnung) des Eingangsstücks,
      3. c)Litera cArt und Zahl der Beilagen,
      4. d)Litera dGeschäftszahl(en),
      5. e)Litera eBezugszahl(en),
      6. f)Litera fFremdzahl und Fremddatum,
      7. g)Litera gEingangsdatum bzw. elektronische Empfangsbestätigung,
      8. h)Litera hEingangsstück sowie
      9. i)Litera iBeilagen
    6. 6.Ziffer 6Angaben zum Prozess und zur Erledigung:
      1. a)Litera aGegenstand,
      2. b)Litera bAktenlauf bzw. befasste Stellen und Personen,
      3. c)Litera cVermerke und Notizen,
      4. d)Litera dArten von Terminen und Fristen,
      5. e)Litera eEinsichtsbemerkungen,
      6. f)Litera fErledigungstext,
      7. g)Litera gDatum der Erledigung, inklusive Vorversionen,
      8. h)Litera hdie Namensangaben gemäß Z 1 fürdie Namensangaben gemäß Ziffer eins, für
        1. aa)Sub-Litera, a, aBearbeiterin oder Bearbeiter,
        2. bb)Sub-Litera, b, bGenehmigende oder Genehmigenden sowie
        3. cc)Sub-Litera, c, cAbfertigende oder Abfertigenden,
      9. i)Litera iAblagevermerk sowie
      10. j)Litera jLöschungsvermerk.
    Soweit erforderlich, ist auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) zulässig.Soweit erforderlich, ist auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Artikel 9, DSGVO) zulässig.
  7. (7)Absatz 7Die Ombudsstelle hat jährlich einen Bericht über ihre Tätigkeit zu erstellen, wobei die namentliche Nennung von Personen gemäß Abs. 1, die sich an die Ombudsstelle gewandt haben, nicht zulässig ist. Die Nennung der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, ist bei Veröffentlichung der Stellungnahme seitens der Einrichtungen zulässig. Der Bericht für das jeweils vorangegangene Studienjahr ist bis spätestens 15. Dezember eines jeden Jahres von der Ombudsstelle der zuständigen Bundesministerin oder dem zuständigen Bundesminister sowie dem Nationalrat vorzulegen. Die Ombudsstelle hat den Bericht zu veröffentlichen.Die Ombudsstelle hat jährlich einen Bericht über ihre Tätigkeit zu erstellen, wobei die namentliche Nennung von Personen gemäß Absatz eins,, die sich an die Ombudsstelle gewandt haben, nicht zulässig ist. Die Nennung der Einrichtungen, die mit Studierendenthemen befasst sind, ist bei Veröffentlichung der Stellungnahme seitens der Einrichtungen zulässig. Der Bericht für das jeweils vorangegangene Studienjahr ist bis spätestens 15. Dezember eines jeden Jahres von der Ombudsstelle der zuständigen Bundesministerin oder dem zuständigen Bundesminister sowie dem Nationalrat vorzulegen. Die Ombudsstelle hat den Bericht zu veröffentlichen.

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